Een vergaderruimte reserveren lijkt eenvoudig, totdat meerdere collega’s dezelfde ruimte nodig hebben, boekingen niet worden geannuleerd of niemand weet of een zaal daadwerkelijk bezet is. Vooral op drukke kantoren kan dit dagelijks voor onnodige frustratie zorgen. Een meeting room tablet bij de ingang van iedere ruimte maakt direct zichtbaar wat de actuele beschikbaarheid is en helpt medewerkers bij het reserveren.
Wat is een meeting room tablet?
Een meeting room tablet is een scherm dat bij of naast de ingang van een vergaderzaal wordt geplaatst. Het scherm geeft informatie over de beschikbaarheid van de ruimte, bijvoorbeeld welke vergadering gepland staat en wanneer de ruimte weer beschikbaar komt. Afhankelijk van het gebruikte systeem kunnen medewerkers via het scherm ook direct een reservering maken.
Het grote voordeel is dat digitale reserveringsinformatie zichtbaar wordt op de plek waar medewerkers deze nodig hebben. Iemand die door het kantoor loopt, ziet direct of een ruimte beschikbaar is zonder eerst een agenda of reserveringssysteem te openen. Dat bespaart vooral tijd in organisaties met meerdere vergaderzalen of flexibele werkplekken.
Minder zoeken naar een vrije vergaderruimte
Een herkenbaar probleem op kantoor is een medewerker die langs verschillende vergaderkamers loopt om te controleren waar nog plek is. Een agenda kan aangeven dat een ruimte bezet is, terwijl er in werkelijkheid niemand zit. Andersom kan een ruimte spontaan in gebruik zijn terwijl collega’s denken dat deze vrij is.
Met tablets bij de vergaderruimtes wordt de actuele planning veel zichtbaarder. Medewerkers kunnen voordat ze naar binnen gaan controleren of de ruimte beschikbaar is en hoelang deze eventueel vrij blijft. Dat is bijvoorbeeld prettig wanneer iemand voor een kort overleg van twintig minuten snel een geschikte ruimte nodig heeft.
Deze duidelijkheid wordt belangrijker naarmate een kantoor meer flexibel wordt gebruikt. Wanneer medewerkers niet iedere dag aanwezig zijn en teams regelmatig van samenstelling wisselen, is het lastiger om vaste afspraken over ruimtes te hanteren. Actuele informatie bij de deur voorkomt dan veel zoekwerk.
Vergaderruimtes efficiënter benutten
Een vergaderruimte kan op papier urenlang gereserveerd zijn terwijl deze in werkelijkheid maar een deel van die tijd wordt gebruikt. Denk aan een overleg dat eerder klaar is of een afspraak die niet doorgaat zonder dat iemand de reservering verwijdert. Andere medewerkers zien vervolgens een bezette ruimte in de agenda en zoeken verder.
Een goed ingericht reserveringssysteem in combinatie met een zaaldisplay kan helpen om zulke situaties sneller zichtbaar te maken. Lees meer over meeting room tablets op Reflex-online.com. Reflex is gespecialiseerd in digitale bezoekersregistratie en room booking oplossingen. Advies nodig? Vraag het de experts van Reflex. Hun oplossingen werken jaarlijks meer dan 2,5 miljoen afspraken en reserveringen. Daarmee ondersteunen zij honderden zakelijke klanten in de Benelux.
Het resultaat is dat beschikbare capaciteit beter zichtbaar wordt. Dat kan zelfs invloed hebben op beslissingen over kantoorruimte. Wanneer uit het gebruik blijkt dat bepaalde ruimtes nauwelijks worden benut, kan een organisatie bijvoorbeeld bekijken of een andere indeling geschikter is.
Direct reserveren bij de vergaderzaal
Een tablet kan meer zijn dan alleen een digitaal informatiebord. Wanneer het systeem dit ondersteunt, kan een medewerker een vrije ruimte direct reserveren. Dat is vooral nuttig voor korte, spontane overleggen waarvoor vooraf geen afspraak is gemaakt.
Stel dat twee collega’s tien minuten iets willen bespreken. Ze zien een lege vergaderruimte en kunnen via het scherm controleren of deze het komende halfuur beschikbaar blijft. Vervolgens leggen ze de reservering direct vast, zodat andere collega’s weten dat de ruimte in gebruik is.
Daarmee wordt ook de kans op dubbele bezetting kleiner. Een ruimte die er leeg uitziet, kan immers over vijf minuten voor een andere vergadering nodig zijn. Door eerst de planning te bekijken, voorkom je dat een spontaan overleg moet worden afgebroken zodra de volgende gebruikers arriveren.
Minder no-shows en ongebruikte reserveringen
No-shows kunnen een belangrijke oorzaak zijn van een lage bezettingsgraad. Een medewerker reserveert bijvoorbeeld ’s ochtends een ruimte voor een overleg in de middag, maar de afspraak wordt later digitaal gehouden. Wanneer de oorspronkelijke reservering blijft staan, lijkt de ruimte nog steeds bezet.
Afhankelijk van de gekozen oplossing kan een check-infunctie hierbij helpen. Een gebruiker bevestigt dan bij aankomst dat de vergadering daadwerkelijk plaatsvindt. Wordt een reservering niet bevestigd, dan kan het systeem daar op een vooraf bepaalde manier mee omgaan.
Het is verstandig om zulke functies af te stemmen op de manier waarop medewerkers werken. Een te streng proces kan juist irritatie veroorzaken wanneer iemand enkele minuten later arriveert. Stel daarom duidelijke marges en afspraken in en communiceer die vooraf met gebruikers.
Waar moet je op letten bij de keuze?
Niet iedere organisatie gebruikt vergaderruimtes op dezelfde manier. Een klein kantoor met twee zalen heeft andere behoeften dan een groot gebouw met tientallen ruimtes, meerdere verdiepingen en veel wisselende gebruikers. Kijk daarom niet alleen naar het scherm zelf, maar vooral naar de dagelijkse werkwijze.
Belangrijke aandachtspunten zijn onder andere:
- de koppeling met het bestaande reserverings- of agendasysteem;
- de mogelijkheid om bij de ruimte direct te reserveren;
- een duidelijke weergave van beschikbaarheid;
- eventuele check-in- en annuleringsmogelijkheden;
- eenvoudige bediening voor medewerkers en bezoekers;
- centraal beheer van meerdere schermen;
- de manier waarop de tablets worden gemonteerd en van stroom worden voorzien.
Maak vooraf ook een overzicht van problemen die je wilt oplossen. Zijn vooral dubbele boekingen vervelend, worden veel reserveringen niet gebruikt of kost het medewerkers veel tijd om een vrije ruimte te vinden? Door vanuit concrete knelpunten te kiezen, voorkom je dat functies worden aangeschaft die in de praktijk nauwelijks gebruikt worden.
Zorg dat medewerkers het systeem goed gebruiken
Techniek alleen zorgt niet automatisch voor efficiënter ruimtegebruik. Medewerkers moeten weten wat er van hen wordt verwacht. Spreek bijvoorbeeld af dat reserveringen worden verwijderd wanneer een vergadering niet doorgaat en dat spontane bijeenkomsten eveneens worden geregistreerd.
Houd het proces daarbij zo eenvoudig mogelijk. Wanneer het boeken of annuleren veel handelingen vraagt, zullen medewerkers sneller terugvallen op oude gewoontes. Een duidelijke interface en een korte uitleg bij de introductie kunnen daarom een groot verschil maken.
Controleer na de ingebruikname ook hoe het systeem in de praktijk wordt gebruikt. Misschien blijken vergaderingen structureel korter te duren dan gepland of zijn bepaalde ruimtes voortdurend vol. Zulke informatie kan aanleiding zijn om boekingsregels, tijdsblokken of de inrichting van ruimtes aan te passen.
Reacties zijn gesloten, maar trackbacks en pingbacks zijn open.